Die Organisation einer Veranstaltung ist mit viel Arbeit verbunden und umfasst eine Reihe von Dingen, die zu beachten sind - unabhängig davon, ob es sich um eine Live- oder Online-Veranstaltung handelt oder um eine Kombination aus beidem. Vor allem die Anforderungen an die Kommunikation variieren zwischen den verschiedenen Veranstaltungsarten. Einladungen, Tickets, Bestätigungen, Erinnerungen und andere informative Nachrichten - ganz zu schweigen vom Marketing - es gibt eine Menge zu beachten.
Deshalb sollte die Marketing-Automatisierung zum Handwerkszeug eines jeden Veranstaltenden gehören.
Marketing-Automatisierung hilft bei der gezielten und effizienten Planung der Eventkommunikation. Automatisierungen ermöglichen es, Nachrichten im Voraus zu planen und sie an bestimmte Zielgruppen auf der Grundlage ihrer Teilnahme, ihres Verhaltens oder anderer Daten zu richten.
Auf diese Weise kann der Veranstaltende die Automatisierung-Workflows erstellen, die die Vorbereitungen einfacher und effizienter machen. Durch den Einsatz der Marketing-Automatisierung stellt der Organisierende sicher, dass alle Veranstaltungsdaten genutzt werden und für die gesamte Organisation sichtbar sind.
Lassen Sie uns die Möglichkeiten der Marketing-Automatisierung in der Event-Kommunikation erkunden. In diesem Artikel finden Sie...
- Ein Rückblick auf hybride und Online-Veranstaltungen
- Tipps für die Planung der Marketing-Automatisierung
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Anleitungen zur Nutzung der Marketing-Automatisierung bei Online- und Hybrid-Veranstaltungen
Hybride und Online-Veranstaltungen
Das Konzept der hybriden Veranstaltungen ist noch nicht allen so vertraut. Im besten Fall kann eine Hybrid-Veranstaltung das Beste aus beiden Welten – Online und Live-Veranstaltungen vereinen und ein breiteres und vielleicht sogar internationales Publikum zusammenbringen.
Aber wie kommt man dorthin und stellt sicher, dass alles reibungslos abläuft? Hier kommt eine gute Veranstaltungskommunikation ins Spiel. Achten Sie darauf, so zu kommunizieren, dass Ihr Publikum das neue hybride Veranstaltungskonzept versteht und realistische Erwartungen daran knüpft. Bei hybriden Veranstaltungen ist es besonders wichtig, die Kommunikation auf die Art der Teilnahme auszurichten: Die Online-Teilnehmer brauchen keine Anweisungen für die Ankunft am Veranstaltungsort, und die Live-Teilnehmer wiederum haben keinen zusätzlichen Nutzen von Webinar-Software-Tipps.
Online-Veranstaltungen und Webinare haben spätestens seit dem letzten Jahr Einzug in unser Leben gehalten. Auch die Kommunikation für Online-Veranstaltungen sollte informativ sein. Die Teilnehmenden wollen zumindest die technischen Voraussetzungen kennen, wie sie die Veranstaltung verfolgen und an ihr teilnehmen können. Eine gute Kommunikation bietet einen Mehrwert für das Erlebnis der Veranstaltung. Versuchen Sie zum Beispiel, zusätzliche Materialien zur Unterstützung des Programms auszugeben.
Planung der Marketing-Automatisierung
Wahrscheinlich sind Sie bereits mit einem der wichtigsten Grundsätze des Marketings vertraut: Sie kennen Ihre Customer Personas. Dies ist auch ein guter Ausgangspunkt für die Planung der Eventkommunikation und -automatisierung.
Wer sind die idealen Teilnehmenden an Ihrer Veranstaltung? Welche Medien nutzen und lesen sie? Was sind ihre Beweggründe für die Teilnahme an der Veranstaltung und welchen Nutzen haben sie davon? Dies sind einige der wichtigen Fragen, die Ihrer Veranstaltungskommunikation zugrunde liegen sollten. Hier finden Sie weitere Tipps für die Veranstaltungskommunikation.
Nachdem Sie den idealen Teilnehmertyp definiert haben, können Sie sich darauf konzentrieren, wie diese Personen letztendlich an Ihrer Veranstaltung teilnehmen werden. Haben sie ihr Interesse gezeigt, indem sie Ihren Newsletter abonniert oder auf einen CTA-Button geklickt haben? Oder haben sie bereits die Einsteigerversion desselben Kurses besucht? Dies sind einige Fragen, die Ihnen dabei helfen, die Basis für das Publikum zu finden, das Sie einladen möchten.
Und schon haben Sie Segmente erstellt, an die Sie die Marketing-Automatisierungsnachrichten richten können.
Wie man die Marketing-Automatisierung bei hybriden und Online-Veranstaltungen einsetzt
Als Nächstes führen wir Sie durch die sechs Schritte zur Nutzung der Marketing-Automatisierung in der Hybrid- und Online-Eventkommunikation:
- Sichtbarkeit der Veranstaltung online
- Einladungen und Marketing
- Bestätigungsmeldungen
- Erinnerungen und informative Nachrichten
- Kommunikation während der Veranstaltung
- Kommunikation nach der Veranstaltung
1. Sichtbarkeit der Veranstaltung online
Digitales Marketing braucht eine Basis - eine Landingpage, die mehr Informationen für die Person bietet, die online surft. Erstellen Sie für Ihre Veranstaltung eine Landingpage mit einem Anmeldeformular. Die Felder des Anmeldeformulars sollten dann alle benötigten Teilnehmerdaten sicher an einem Ort sammeln. Anstatt viele Excel-Dateien zu sammeln oder zu versuchen, die Anzahl der Teilnehmenden im Kopf zu behalten, empfehlen wir den Einsatz einer Eventmanagement-Software. Dadurch wird auch sichergestellt, dass alle benötigten Daten, von speziellen Diäten bis hin zu Präferenzfragen, erfasst werden und bei Bedarf anonymisiert werden können.
Tipp! Wenn der Registrierungsprozess in die Marketing-Automatisierung integriert ist, können Sie die Antworten und Auswahlmöglichkeiten in den Formularfeldern nutzen, um automatische Nachrichten zu versenden.
Auf diese Weise wird die Erfassung der Teilnehmerdaten automatisiert und Sie können sich auf andere Aufgaben konzentrieren.
2. Einladungen und Marketing
Da das Webinar oder die hybride Veranstaltung zumindest teilweise online abgehalten wird, ist es nur natürlich, die Einladungen digital zu versenden. Das Versenden digitaler Einladungen ist am einfachsten mit E-Mail-Marketing, Newsletter oder einer Marketing Automation Software. Dies ermöglicht auch die Automatisierung von Nachrichten und die gezielte Ansprache.
So nutzen Sie die Marketing-Automatisierung beim Versand von Einladungen:
- Planen Sie die Einladungen so, dass sie eine bestimmte Zeit vor der Veranstaltung verschickt werden. Je nach Art der Veranstaltung empfehlen wir, die Einladungen mindestens ein paar Wochen vorher zu versenden. Manchmal kann jedoch auch eine "Save-the-date"-Nachricht erforderlich sein, die Monate vor der Veranstaltung versandt wird.
- Richten Sie die Einladungen an die Zielgruppe Ihrer Wahl. Mit Hilfe der Daten, die in die Marketing-Automatisierung eingespeist werden, können Sie die...…
- Teilnehmende an allen oder einigen Ihrer Veranstaltungen
- Frühere Teilnehmende, die Interesse an den kommenden Veranstaltungen gezeigt haben, indem sie bei der Anmeldung ein bestimmtes Formularfeld ausgefüllt haben
- Diejenigen, die sich entschieden haben, eine bestimmte Frage in Ihrem Feedback-Formular zu beantworten (z. B.: „Sind Sie daran interessiert, in Zukunft an unseren Veranstaltungen teilzunehmen?")
- Newsletter-Abonnenten
- Liste der Personen, die Ihre Website-Materialien heruntergeladen haben
- Planen Sie eine weitere Erinnerungseinladung für diejenigen, die sich bis zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit noch nicht angemeldet haben, und richten Sie diese gezielt aus.
3. Bestätigungsmeldungen
Wenn sich die Teilnehmenden für eine Veranstaltung angemeldet oder ein Ticket gekauft haben, erwarten sie oft eine Bestätigungsnachricht, die besagt, dass die Anmeldung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Eine Eventmanagement-Software wie Eventilla versendet die Bestätigungsnachrichten in der Regel automatisch per E-Mail, gleich nachdem die Registrierung erfolgt ist. Sie können dem Teilnehmer auch die Möglichkeit geben, seine eigenen Daten mit nur einem Klick in der Bestätigungsnachricht zu bearbeiten.
Bei hybriden Veranstaltungen sollten Sie immer daran denken, die Art der Teilnahme in der Bestätigungsnachricht anzugeben, damit der Teilnehmer prüfen kann, ob das Ticket für die Online- oder die Live-Veranstaltung gilt.
4. Erinnerungen und informative Nachrichten
Bei Veranstaltungen gibt es in der Regel viele verschiedene Kommunikationsbedürfnisse, z. B. Erinnerungen, informative Mitteilungen, Anweisungen oder vielleicht sogar einige inspirierende Briefe. Allen gemeinsam ist, dass das Planen und Schreiben der Texte und Inhalte Zeit erfordert. Vor allem, wenn man es eilig hat, kann man leicht Fehler machen (wir alle kennen den Frust, der durch den kleinsten Tippfehler entsteht).
Deshalb sollte die gesamte Veranstaltungskommunikation schon lange vor der Hauptsendezeit automatisiert werden. Wir empfehlen immer, den Kommunikationszyklus einer Veranstaltung als Ganzes zu planen, und zwar weit im Voraus. Berücksichtigen Sie zumindest diese Punkte: Was sollten die Teilnehmenden vor der Veranstaltung wissen? Brauchen sie zusätzliche Informationen zu den Veranstaltungen oder sollten sie sich in irgendeiner Weise vorbereiten?
Andere nützliche Ideen:
- Vor allem Online-Veranstaltungen und Webinare sind leicht zu vergessen. Haben wir uns nicht alle schon einmal für ein Webinar angemeldet, nur um am nächsten Tag festzustellen, dass wir es vergessen haben... Deshalb ist es gut, einen Kalenderlink anzubieten, damit die Teilnehmenden die Veranstaltung und Erinnerungen zu ihrem eigenen Kalender hinzufügen können. Wir empfehlen außerdem, mindestens 15 Minuten vor der Veranstaltung eine Erinnerungsnachricht zu versenden. Diese Erinnerung sollte den Webinar-Link und Anweisungen für die Teilnahme enthalten.
- Die Kommunikation bei hybriden Veranstaltungen sollte immer auf die Art der Teilnahme ausgerichtet sein. Teilnehmende von Live-Veranstaltungen möchten wahrscheinlich mindestens einen Tag vorher die Anreiseinformationen erhalten, während Online-Teilnehmende in der Regel damit zufrieden sind, die Webinar-Stream-Links am Veranstaltungstag zu erhalten. Hier finden Sie weitere Tipps für hybride Eventkommunikation.
- Sie können auch automatisierte Erinnerungs- und Informationsnachrichten auf der Grundlage der Feldauswahl im Anmeldeformular versenden. Versuchen Sie zum Beispiel, Empfehlungen zu Unterkunftsmöglichkeiten in der Nähe an diejenigen zu senden, die bei der Anmeldung „Ich brauche eine Unterkunft am Veranstaltungsort" ausgewählt haben.
5. Kommunikation während der Veranstaltung
Manchmal ist es notwendig, mit dem Publikum auch während der Veranstaltung zu kommunizieren. Wenn der Bedarf an Nachrichten dringend ist, empfehlen wir, SMS zu wählen, da sie die Adressaten in der Regel etwas schneller erreichen als E-Mails.
Sie können auch Marketing-Automatisierungsnachrichten während der Veranstaltung planen, sowohl für E-Mail als auch für SMS. Versuchen Sie zum Beispiel, den Teilnehmenden zusätzliche Materialien zum Veranstaltungsprogramm in PDF-Form zu schicken oder sie an die kommenden Referentinnen und Referenten zu erinnern. Wenn Sie den Versand der Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt geplant haben, können Sie sich selbst auf andere Maßnahmen konzentrieren.
6. Kommunikation nach der Veranstaltung
Sie sollten die Teilnehmenden auch nach der Veranstaltung nicht vergessen. Immerhin haben sie Ihnen einen Teil ihrer wertvollen Zeit geschenkt, indem sie sich für die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung entschieden haben.
Die Kommunikation nach der Veranstaltung sollte in der Regel auf der Grundlage der Teilnahmedaten erfolgen, d. h. ob die Teilnehmenden tatsächlich am Webinar teilgenommen haben bzw. zum Veranstaltungsort gekommen sind, oder ob sie die Veranstaltung ganz verpasst haben.
Diejenigen, die anwesend waren, sollten ein Dankesschreiben und vor allem eine Feedback-Umfrage erhalten. Bei der Planung der Umfrage sollten Sie daran denken, dass auch die Felder der Feedback-Umfrage in Zukunft für die Marketing-Automatisierung verwendet werden können. Möchten Sie diejenigen, die schlechtes Feedback gegeben haben, zu einem späteren Zeitpunkt nach ihren Gründen oder Entwicklungsvorschlägen fragen? Oder möchten Sie das Marketing für Ihre nächste Veranstaltung auf diejenigen ausrichten, die angegeben haben, dass sie auch in Zukunft daran teilnehmen möchten? Sie können auch einen Alarm bei sehr schlechtem Feedback einrichten, damit Sie die Chance haben, es zu bemerken und rechtzeitig zu reagieren.
Sie sollten aber auch diejenigen nicht vergessen, die sich angemeldet haben, aber nicht zur Veranstaltung erschienen sind. Vor allem bei Online-Veranstaltungen und Webinaren wird oft eine Aufzeichnung der Veranstaltung angeboten, weshalb viele auch erwarten, dass sie die Aufzeichnung im Nachhinein erhalten, wenn sie sich nur anmelden. Und wenn es um künftige Veranstaltungen geht, ist dieses Publikum auch eine gute Zielgruppe.
Aber wie bekommt man die Teilnahmedaten in eine Marketing-Automatisierungs-Software? Die Webinar-Integration in eine Event-Management-Software ermöglicht es, die Teilnahmedaten zu verfolgen und auf diese Weise auch die Nachrichten auf der Grundlage der Anwesenheit der teilnehmenden Personen gezielt zu versenden. Die Live-Teilnahme an hybriden Veranstaltungen hingegen kann zum Beispiel durch das Scannen von QR-codierten Tickets verfolgt werden.
Effizientes Veranstaltungsmanagement mit Eventilla
Eventilla ist ein Eventmanagement-Tool, mit dem sich markenähnliche Landingpages, Registrierungsprozesse, Berichte, Mitteilungen und Umfragen erstellen lassen. Der Eventprozess ist immer so gestaltet, dass er der eigenen Marke des Veranstalters folgt, was den Event zu einem nahtlosen Teil anderer Marketingaktivitäten macht. Eventilla eignet sich sowohl für hybride als auch für Online-Events, da es zielgerichtete Botschaften und vielseitige Integrationen ermöglicht.
Eventilla lässt sich mit Liana®Cloud-Tools wie Liana®Cloud Marketing-Automatisierung integrieren und kann in derselben Benutzeroberfläche verwendet werden.
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